ConsultingLAB - Consulenza per archiviazione ottica documenti

Non sempre è agevole reperire un'informazione cartacea quando serve.
L'enorme mole di fascicoli e documenti cartacei che affolla i nostri uffici, non soddisfa la nostra necessità di reperire le giuste informazioni in poche secondi.
Per collimare questo "gap" nasce l'archiviazione ottica dei documenti.
I documenti cartacei vengono archiviati in formato elettronico (viene archiviata e codificata l’immagine del documento originale, generalmente acquisita tramite scanner professionali con alimentatori automatici), organizzati in archivi e raccoglitori virtuali secondo caratteristiche di immediata adattabilità ai criteri di ordinamento archivistico già in uso, senza allontanarsi da quella che è l’abituale archiviazione cartacea, ma anzi ottimizzandola con evidenti vantaggi in termini di efficienza gestionale.
Gli archivi digitalizzati composti dalle immagini elettroniche e dagli indici di ricerca vengono scaricati sul supporto indicato dal cliente, generalmente un server in una rete LAN, o, più semplicemente, un Cd-rom/DVD, nel caso in cui il cliente non disponga di un sistema informatico documentale; un supporto di rapida consultazione e di facile utilizzo, contenente archivi e chiavi di ricerca dei singoli documenti, pronti per la stampa o l’invio a mezzo fax.

Conservazione sostitutiva
Le recenti disposizioni di legge emanate dal C.N.I.P.A (ex A.I.P.A.) in materia di archiviazione sostitutiva consentono di archiviare i documenti cartacei e di conservare il loro equivalente elettronico al posto dell’originale cartaceo, che può essere fisicamente distrutto. Con il rispetto di alcuni vincoli di natura operativa, siamo in grado assistere gli utenti nella sostituzione elettronica di documenti (come ad esempio fatture, etc.). Il quadro normativo di riferimento è stato di recente esteso consentendo anche ai fini fiscali la possibilità di abbandonare il supporto cartaceo a favore del supporto informatico.
Le nuove regole confermano la validità giuridica ed l’efficacia probatoria della Conservazione Sostitutiva, del Documento Informatico e della Firma Digitale.